Что делать когда утеряны первичные документы фирмы?

19.06.2009 | Служба новостей Росфирм

Что делать когда утеряны первичные документы фирмы?

Ни одна, даже самая респектабельная компания не застрахована от наступления форс-мажорных обстоятельств, к числу которые относятся пожары, подтопления и другие малоприятные ситуации. Как правило, помимо основного инвентаря в таких случаях страдает и отчетная документация, которая служит основанием для правильного начисления и уплаты налоговых сборов. В данной ситуации перед предприятиями, пострадавшими от различных бедствий, встает нелегкий вопрос восстановления бухгалтерского учета. Ведь представители налоговых служб вовсе не отличаются гуманностью и человеколюбием, поэтому отсутствие «первички» для них является мощным сигналом к действию.

Это неприятное слово «надо»…

Согласно действующему законодательству, одной из обязанностей всех налогоплательщиков независимо от выбранного ими вида налогообложения, является обеспечение целостности и сохранности документации, необходимой для исчисления и своевременной уплаты налогов. В соответствие с п. 8.1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщик обязан соблюдать указанное требование на протяжении четырех лет.

Что касается первичной учетной документации и регистров бухгалтерского учета, то в отношении них минимальный срок хранения устанавливается на уровне пяти лет. Для рабочего плана счетов и специальных программ для автоматизированной обработки данных государством также устанавливается своеобразный минимальный лимит, закрепленный на пятилетней отметке. Именно такие обязательные требования закреплены ст.17 Закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г.

Процедура и порядок хранения первичной отчетной документации в настоящее время регламентируются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным в далеком 1983 году постановлением №105 Минфина СССР. С момента вступления в юридическую силу указанного подзаконного акта прошло уже более 20 лет, поэтому говорить о его актуальности в данном контексте было бы излишне, ведь содержание положения далеко от идеала. Так, в частности, согласно указному правовому документу, ответственность за сохранность учетной документации целиком и полностью возлагается на плечи главного бухгалтера фирмы. В то же время момент наступления форс-мажорных обстоятельств и связанных с ними последствий детально не прописан. Поэтому в сложившейся ситуации вопрос, связанный с утратой бланков по причинам, не зависящим от самого предприятия, остается открытым.

Чем сердце успокоится?

Что и говорить, единственно возможным выходом из данной ситуации является восстановление утраченной документации. К сожалению, на сегодняшний день в действующих законодательных и нормативно-правовых актах РФ отсутствует детальное описание процедуры восстановления первичной бухгалтерской документации. Тем не менее, как показывает практика, наиболее эффективным методом восстановления утраченного в данном случае является направление контрагентам специальных запросов о предоставлении копий тех или иных документов. Разумеется, в теле такого письма необходимо указать причину предоставления материалов. Поэтому перед отправкой таких писем необходимо официально зафиксировать факт наступления того или иного форс-мажора. Так, например, согласно письмам Минфина № 03-03-04/1/208 от 13.03.2006 г. и № 03-03-06/1/691 от 24.09.2007 г., подтверждением того, что в вашем офисе произошел пожар, может послужить справка, выданная территориальным подразделением Государственного пожарного надзора. В свою очередь, документальным подтверждением кражи документов может явиться постановление о возбуждении уголовного дела, подписанное должностными лицами местного отделения милиции. Если же ваш офис подвергся затоплению со стороны недобросовестных соседей или стал жертвой аварии канализационной системы, подтвердить ваши слова лучше любого инспектора сможет справка из ЖЭКа или РЭУ.

Если вас постигла неминуемая участь форс-мажора, следует всерьез задуматься и о проведении внеплановой инвентаризации, которая позволит «разложить по полочкам» и официально зафиксировать все материальные потери, понесенные компанией. Такая схема проведения внеплановой инвентаризации предусматривается п.2 ст.12 Закона № 129-ФЗ. В свою очередь, сопоставление учетных данных с фактическими материалами должно проводиться в соответствие с Приказом Минфина № 49 от 13 июня 1995 года.

После того, как официально определены масштабы бедствия, можно приступать к самому ответственному этапу реабилитационных работ – восстановлению «первички». В то же время, если определить объемы понесенных материальных потерь не представляется возможным, будьте готовы к претензиям со стороны налоговых служб. Вполне вероятно, что даже судебное разбирательство в данном случае не пойдет на пользу вашей компании, так как с точки зрения закона вы являетесь, самым что ни на есть, злостным правонарушителем. Ярким примером неудачной судебной тяжбы может послужить постановление ФАС Западно-Сибирского округа № Ф04-6370/2008 (13802-А03-41) от 15.10.2008 года.

Не следует забывать о том, что отсутствие у налогоплательщика всех необходимых документов является основание для применения к нему серьезных штрафных санкций. И, к сожалению, это отнюдь не громкие слова, сотрясающие воздух. Арсенал налоговых служб насчитывает целый ряд подзаконных нормативно-правовых актов, на основании которых предприятию может быть выставлен весьма внушительный штраф. Так, наиболее популярным оружием ревизоров сегодня являются ст. 120 и 126 Кодекса.Кроме того, во избежание появления возможных разногласий с налоговыми службами, будет уместно своевременно уведомить инспекцию о несчастье, постигшем вашу организацию. В долгосрочной перспективе это позволит избежать целого ряда проблем.

Время на вес золота…

Необходимо отметить, что откладывание проблемы восстановления первичной документации в долгий ящик отнюдь не является панацеей от всех проблем. Напротив, такие действия могут серьезно отразиться на бюджете организации. Такие неутешительные выводы напрашиваются после прочтения постановления ФАС Западно-Сибирского округа № Ф04-5264/2008 (12152-А70-4) от 01.10.2008 года. В данном постановлении судьями была рассмотрена ситуация, связанная с бездействием предприятия после получения соответствующего предписания ревизоров. Все необходимые документы были предоставлены налогоплательщиком в суд первой инстанции, при этом обязательное к выполнению предписание контролирующих органов было проигнорировано. Судьи сочли причины подобного бездействия неуважительными, поэтому юридическому лицу было отказано в приобщении к делу дополнительных материалов. В результате такого решения компания понесла существенные убытки. Попытка рассмотрения ситуации на более высоком уровне также закончилась неудачей. 26 января 2009 года Высший Арбитражный Суд вынес решение об отказе в пересмотре дела.

Предыдущая | Следующая