Ведение электронного документооборота – условие успешного бизнеса

10.05.2011 | Служба новостей Росфирм

Ведение электронного документооборота – условие успешного бизнеса

Компьютеризация постепенно охватывает все стороны нашей жизни. Это происходит неслучайно, так как данные в цифровом варианте реально облегчают жизнь персонала и несут за собой другие положительные моменты. Ведение электронного документооборота (ЭД) в организации приводит:

 - разгрузке помещений от хранения архивов на бумажных носителях;

 - повышению эффективности от деятельности всех сотрудников;

 - доступности информации для руководства и всех структур организации.

 Но, практически на всех предприятиях и в организациях любой формы собственности, введение ЭД сталкивается с большим сопротивлением персонала. Многие из работников ссылаются на нежелание и трудности в освоении компьютера, но на самом деле, причина заключается в следующем: ЭД дисциплинирует и регламентирует всю работу сотрудника, делая каждое его действие прозрачным, и в этой связи, никому не хочется собственными руками устанавливать для себя еще одного контролера. Даже вывоз строительного мусора не должен вести свою работу по старинке и внедрение новой погрузочно-разгрузочной техники, и ведение ЭД – это частичка будущего успеха всего предприятия.

 Внедрение ЭД, должно идти безболезненно, постепенно от этого его эффективность только повысится, введите его сначала на уровне одного отдела, а уж потом приступайте к «внешнему» обмену.

 Одним из видов скрытого «саботажа» ЭД являются огромные папки с бумагами: заявления, докладные и т.д., большинство из которых приносятся руководителю на подпись. В таком случае достаточно издать приказ о «запрете» подписи бумажных документов, тогда не потребуется служащему полдня отсутствовать на рабочем месте по причине «ловил директора», достаточно направить документ через компьютер, получить на него ответ и тут же приступить к действию. Казалось бы, что может быть общего между заказом на гранит и электронным документооборотом, дело в том, что второе позволяет ускорить процесс первого.

 Но не стоит внедрять ЭД в спешке, непродуманно, позаботьтесь о персонале компании, стараясь выбрать такой вид ЭД, работа с которым станет доступной и понятной.

 Обговорите цели и обязанности каждого работника по внедрению ЭД, для самых активных участников ЭД можно ввести программу поощрений. Грамотное ведение ЭД покажет всем сотрудникам выгоду от его применения, а ваша твердость и решительность дадут толчок работникам в заинтересованности новой системой.

Предыдущая | Следующая