Бизнес выбирает хранение документов вне офиса

27.03.2014 | Служба новостей Росфирм

Бизнес выбирает хранение документов вне офиса

Внеофисное хранение документов – новая, но весьма востребованная услуга, предоставляемая современному бизнесу специализированными компаниями. Деятельность любой фирмы сопряжена с необходимостью оформления определенного объема документов. В каких-то случаях их меньше, в каких-то больше. Но, учитывая тот факт, что закон предписывает организациям осуществлять хранение наиболее важной документации (первичной и кадровой, например), а также строгость его предписаний, касающихся порядка осуществления этой деятельности, рано или поздно крупные компании сталкиваются с необходимостью организации специализированного архива. И вот здесь-то им на помощь и приходят аутсорсеры.

Преимущества сотрудничества с ними весьма многочисленны. И в первую очередь это возможность воспользоваться услугами широкого спектра, будь то хранение документов, их сканирование, создание электронного архива или все вместе. Оказывают центры обработки документации и помощь в организации документооборота клиента, создании им собственного архива. Важность и значимость информационно-консультативной поддержки недооценивать не стоит, ведь архивное дело строго регламентировано соответствующими нормативами и стандартами, самостоятельное изучение которых отнимет много времени и сил, не говоря уже о вероятности ошибок, которая весьма высока в отсутствии опыта.

В то же время, передавая документы на хранение архивным центрам, компания получает возможность сосредоточиться на своей непосредственной деятельности, не отвлекаясь на мероприятия, сопутствующие организации процесса хранения бумаг.

Конечно, услуги подобных фирм стоят денег, но рачительный бизнесмен, умеющий считать, поймет, что все сопутствующие внеофисному хранению расходы вполне оправданы и экономически целесообразны.

Судите сами. Архив нуждается в помещении. А ведь, как известно, коммерческая недвижимость стоит недешево. И использовать дорогие квадратные метры для хранения старых бумаг – не лучший способ распорядиться деньгами компании. Не стоит забывать и о дополнительных мероприятиях, нередко сопутствующих  созданию архива. Например, о сканировании документов. В случае если их объем значителен, необходима специализированная техника, которая стоит недешево. Прибавьте к этому затраты на обучение персонала, оплату его труда, и вы поймете, что аутсорсинговые архивные услуги сегодня столь популярны отнюдь не случайно.

А что же доступ к актам? Ведь необходимость в старых архивных бумагах может возникнуть в любой момент. И об этом позаботились архивные центры, организовав оперативную схему обмена документов посредством курьеров. Кроме того, как мы уже говорили, внеофисное хранение нередко сопровождается мероприятиями по созданию электронного архива, доступ к которому у клиента и вовсе имеется в любое время из любого  места, где есть компьютер и интернет.

Таким образом, совершенно очевидно, что описываемая услуга столь популярна отнюдь не случайно. Обладая массой безусловных достоинств, она имеет все шансы на дальнейшее распространение на рынке.

Предыдущая | Следующая