Как подготовить и провести конференцию в компании

29.09.2016 | Служба новостей Росфирм

Как известно, конференция является мероприятием высокой важности для любого предприятия. Её необходимо подготавливать самым тщательным образом, подбирать лучшее оборудование для конференц-зала, а также безупречно реализовывать все замыслы. Помните, что мельчайший недочёт способен испортить общее впечатление. Есть несколько основных принципов, о которых следует помнить, чтобы организовать по-настоящему успешную конференцию.

Определение задач

Прежде всего, надо определиться с целью, которой вы ходите добиться, проводя конференцию. Для чего организуется мероприятие? Речь может идти, например, о:

• получении новых партнёров;
  
  
• улучшении имиджа компании;
  
  
• поиске инвестиций.

Учитывая это, нужно выбрать направление, от которого вы станете отталкиваться, занимаясь подготовительными работами. Очень важно понимать, что цели должны быть реальными, досягаемыми.

Основные аспекты подготовки

В случае если конференция уже проводилась, то непременно укажите нумерацию. Название должно запоминаться, интриговать целевую аудиторию. К слову, целевая аудитория должна быть определена чётко. Не секрет, что от самой идеально подготовленной конференции эффект может быть нулевым, когда на неё придут «не те» люди. Определите, каким образом проводить общение с участниками, как повлиять на их решение о прибытии на мероприятие.

Выберите место и время конференции. Как правило, подобные мероприятия проводят с понедельника по четверг (если не организуются более продолжительные конференции). Помните, что место — это очень важный аспект, от которого будет зависеть мнение гостей о вас. Люди формируют своё отношение, просто занимаясь поиском отеля. Именно по этой причине вам надо в подробностях описать маршрут, разместить множество указателей, если это возможно.

Для публикации объявления о мероприятии ищите такие площадки, которые чаще всего выбирает ваша целевая аудитория. Все гости, в которых вы заинтересованы, должны получить от вас приглашения в виде информационного письма или красочного бюллетеня. Здесь должна присутствовать информация о дате, месте, названии мероприятия. Подбирая оборудование конференц-залов, учитывайте размер помещения. Техника должна быть исправной, проверьте её предварительно.

Предыдущая | Следующая

назад